Készletvezetési szoftver választásának szempontjai

Egy optika sajátos készletvezetési adottságokkal rendelkezik, jelentősen különbözik az egyéb kiskereskedelmi tevékenységet végző szaküzletektől. A legfontosabb eltérés, hogy a készletnyilvántartás dioptriánként történik: a kontaktlencséket és saját raktáron tartott lencséket dioptriánként kell nyilvántartani, tudnunk kell hány darab van készleten például a -2.00 és -2.25 lencséből. A készletkezelő programnak ezt segítenie kell, kézzel egyesével létrehozni a cikkeket idegőrlő.

Emellett az optikában először megrendeljük a szemüveget, majd legtöbbször csak napokkal később történik eladás. Ezalatt a választott keret még a készletünkön van, de már foglalt. Ezt készletellenőrzéskor látnom kell, nehogy fölöslegesen keressem az üzletben egy másik ügyfélnek a keretet.

Minden szaküzletben, de az optikában különösen fontos, hogy a készletkezelés össze legyen kötve az eladással. Így a nyugta vagy számla kiállításakor automatikusan csökken a készlet, nem szükséges nap végén kivezetni az eladott árukat. Ha kézzel kell kivezetni, akkor az nem csak dupla adminisztrációt jelent, de könnyű hibázni is (más színkódú keretet vagy más dioptriájú kontaktlencsét kivezetni).

Ékszercímkék, árcímkék

A fogyasztói árat kötelező feltüntetni az optikában forgalmazott kereteken. Ennek egy ízléses módja az ékszercímkék vagy demo lencsére ragasztható árcímkék alkalmazása:

Érdemes olyan készletvezetési programot használni, mely képes ilyen címkék nyomtatására. A címkék műanyag alapanyagúak legyenek (ne papír), így ellenállnak az UV sugárzásnak és a fizikai behatásoknak.

Digitális katalógusok

Több forgalmazó rendelkezik digitális katalógussal aktuális portfóliójáról. A digitális katalógus hasznos információkat tartalmaz a termék nevén túl: keret esetében például benne lehet a dobozon/zacskón található vonalkód, ami használható bevételezéskor és eladáskor is.

Érdemes tehát olyan szoftver választani, amibe a digitális keret, kontaktlencse és lencsekatalógusok betölthetőek vagy importálhatóak, mert az megkönnyíti a készletkezelési folyamatainkat. Saját termékünkben, a clearvis.io-ban, a legtöbb magyarországi lencse és kontaktlencse forgalmazó, és számos keretforgalmazó katalógusa megtalálható.

Több szaküzlet esetén

A több üzlettel rendelkező optikák esetén olyan szoftvert érdemes választani, mellyel láthatjuk az összes üzlet készletét egyszerre, és tudjuk ellenőrizni hogy egy adott keretből melyik üzletben van még. Így elkerülhetőek az ilyen jellegű telefonok az üzletek között.

Több üzlet esetén fontos, hogy a készletet tudjuk mozgatni az üzletek között, akár egyszerűen a keretátadás miatt, akár azért mert a lencse a műhelyes üzletbe érkezik és át kell adni a megrendelés helyére. 

Leltár

Évente legalább egyszer kell és érdemes is leltárt készíteni. A leltár során a nyilvántartott készlet összehasonlításra kerül a valós készlettel, az esetleges eltérések rögzítésre kerülnek és a nyilvántartás egyezni fog a valódi készlettel.

A leltárazást nagyban megkönnyíti a vonalkódok használata a napokig tartó folyamat lecsökkenthető pár órára, ezért a vonalkódolvasó használata erősen javasolt. Érdemes vezeték nélküli vonalkódolvasót választani, melyek a bluetooth technológia miatt akár 25 méteres távolságból is működnek.

Integrált program

Érdemes integrált szoftvert választani, mely tartalmazza a készletvezetésén túl az egyéb funkciókat is, mely támogatja a látásvizsgálati eredmények rögzítését és segíti az értékesítést is. Ha korábbi programról történik a váltás, akkor érdemes az adatokat a korábbi rendszerből migrálni, majd egy leltárt készíteni az új szoftverben. Így biztosak lehetünk abban hogy a nyilvántartott készlet helyes, és láthatóvá válnak az eltérések is.